Kostenoptimierung im Unternehmen: Strategien und Maßnahmen

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Der Begriff Kostenoptimierung bezeichnet einen umfangreichen Prozess, in dem die Kosten eines Unternehmens genauestens analysiert und durch kontinuierliche, geschäftsorientierte Methoden positiv beeinflusst werden. Ziel ist die langfristige Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Eine strukturierte Kostenoptimierung benötigt praktische Ansätze und Methoden zur Identifizierung von Einsparpotenzialen und zur Effizienzsteigerung. Im Fokus stehen die langfristige Wettbewerbsfähigkeit und die Integration strategischer Planung. 

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie eine Kostenoptimierung strategisch geplant, durchgeführt und langfristig erhalten werden kann. Er basiert auf einem Programmentwurf unseres Experten Christian Koschmieder und erläutert eine umfassende, strukturierte und zielgerichtete Vorgehensweise. Bewährte Methoden und geeignete Tools sind für den Erfolg von größter Bedeutung. Strategien, messbare Ergebnisse und kontinuierliche Kostenoptimierung stehen im Fokus. 

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Projektdefinition und -planung

Voraussetzung für eine wirksame Kostenoptimierung ist zunächst einmal die Definition der Ziele.

Spezifische und messbare Ziele sind essentiell, beispielsweise: 

• Kostensenkung von 15% innerhalb eines Jahres
• Effizienzsteigerung durch reduzierte Durchlaufzeiten um 20% 
• Steigerung der Profitabilität

Es muss sichergestellt werden, dass die Ziele der Strategie des Unternehmens und dem gewünschten langfristigen Wachstum entsprechen. Die zu setzenden Ziele sollten realistisch, aber auch herausfordernd sein.

Des Weiteren muss die Identifikation relevanter Stakeholder stattfinden. In den Bereichen Finanzen, Operation, IT, HR und Einkauf müssen Schlüsselpersonen bestimmt werden. Eine klare Definition der Stakeholder trägt zur besseren Kommunikation des Teams bei. Missverständnisse werden vermieden und eine reibungslose Zusammenarbeit gefördert. Ein Kommunikationsplan informiert die Stakeholder regelmäßig und bindet sie ein. 

Der nächste Schritt ist die Zusammenstellung eines interdisziplinären Projektteams aus internen Experten und externen Beratern, wie z.B. KI-Experten oder Managementberatern. Über die Plattform Outvise können erfahrene Freelancer mit entsprechender Expertise engagiert werden. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, können Sie jetzt eine kostenlose Anfrage stellen.

Interdisziplinäre Teams ermöglichen dem Unternehmen eine breitere Perspektive hinsichtlich der Bedürfnisse der Kunden. Zudem können in diesem Rahmen innovative Ideen entwickelt werden. Selbstverständlich sollten die Rollen innerhalb des Teams klar definiert sein. Nur auf diese Weise kann die Verantwortlichkeit und Effizienz sichergestellt werden.

Analysephase

Grundlage zur Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung ist die gründliche Analyse, das Einsparungspotenzial ermittelt. Dieser Prozess besteht aus verschiedenen ineinandergreifende Schlüsselbereichen: 

Kostenstruktur und Effizienz

Zunächst erfolgt eine umfassende Analyse der Kostenstruktur. Hier werden Prozesse innerhalb des Unternehmens identifiziert, die ineffizient sind und Engpässe erzeugen können.

Es wird ermittelt, wie die Gesamtbetriebskosten durch Prozessoptimierung und Automatisierung gesenkt werden können. Lean Management Prinzipien darauf, ein Ziel mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen. Sie setzen auf minimale Verschwendung, Kostensenkung, Verkürzung von Prozessen, Fehlervermeidung mit gleichzeitiger Optimierung der Qualität.

Make or Buy-Analyse

Hier handelt es sich um eine eingehende Kosten-Nutzen-Analyse. Zur Entscheidungsfindung wird bewertet, ob gewisse Produkte oder Dienstleistungen intern produziert oder extern bezogen werden sollten. Dabei werden die Faktoren Qualität und Zeit berücksichtigt. 

Die Gesamtkosten der Eigenproduktion werden mit den Kosten für die Beschaffung von externen Anbietern verglichen, um die kosteneffizienteste Option zu wählen. Hierbei sollten auch strategische Überlegungen zur Auslagerung berücksichtigt werden.

Beschaffungs- und Lieferantenmanagement

Die existierenden Beziehungen zu Lieferanten und die entsprechenden Vertragsbedingungen werden überprüft. Anhand der Ergebnisse können strategische Entscheidungen bezüglich Lieferantenwechsel oder Neuverhandlung des Vertrags getroffen werden. So können potenzielle Einsparungen ermittelt werden, und ein strukturierter Sourcing-Prozess kann zu einer signifikanten Effizienzsteigerung beitragen.

Personal- und Ressourcenmanagement

Zur Identifikation von Überkapazitäten werden die Personalkosten und -strukturen analysiert. Anhand dieser Daten ergeben sich mögliche Optimierungen in der Personalplanung. Um die Effizienz zu steigern und die Personalkosten zu reduzieren, können Schichtmodelle angepasst und Schulungen durchgeführt werden. Zur Unterstützung können Tools zur Ressourcenplanung und Effizienzsteigerung eingesetzt werden. Hier bietet sich aktuell vor allem der Einsatz von KI-gestützten Tools und Verfahren an.

Nebenkosten und Overheads

Um Einsparungen gezielt zu planen, muss der Haupttreiber für Nebenkosten und Overheads identifiziert werden. Durch Energiesparmaßnahmen und günstigere Anbieter können die Betriebskosten reduziert werden. Die Nebenkosten sollten zudem in regelmäßigen Abständen überprüft werden. 

Standortverlagerungen insb. Nearshoring

Möglicherweise kann ein alternativer Standort die Betriebskosten optimieren und die Effizienz steigern. In die Bewertung des Standorts fließen Faktoren wie Fertigungskosten, Infrastruktur und Marktnähe ein.

Die potenziellen Kostensenkungen durch die Verlagerung von Standorten müssen analysiert werden, inklusive der reduzierten Lohnkosten und der verbesserten Logistik. Hier sollte die Möglichkeit des Nearshorings in Betracht gezogen werden.

Unter Nearshoring versteht man die Verlagerung der Aktivitäten ins nahe Ausland, als Alternative zum Offshoring. Für Deutschland sind hier beispielsweise Länder wie Polen, Tschechien, Ungarn, Rumänien oder zunehmend auch Serbien eine Option. Selbstverständlich ist eine tiefgehende Analyse der infrage kommenden Länder notwendig. Der Vorteil bei dieser Option gegenüber Offshoring ist die Nähe zum Zielmarkt, was häufig nicht nur logistisch einen Vorteil darstellt, sondern auch den generellen Managementaufwand vereinfacht.

Abfall- und Ressourcenmanagement

Bei diesem Punkt geht es um die Möglichkeit, Strategien zur Nachhaltigkeit zu entwickeln. Die Analyse der tatsächlichen Verschwendung von Material und Ressourcen kann hier Verbesserungspotenziale aufzeigen. Dementsprechend können Strategien zur Vermeidung von Abfall und Recycling sowie nachhaltige Vorgehensweisen entwickelt werden. Eine Option zur Verbesserung stellt die Six Sigma-Methode dar. Dieses systematische 5-Phase Modell ermittelt den Zusammenhang von Ursache und Wirkung. 

Six Sigma dient unter Anwendung analytischer und statistischer Methoden zur Prozessverbesserung. Das Besondere an Six Sigma ist der Ansatz, den Geschäftsprozess als eine mathematische Funktion zu beschreiben. Die 5 Phasen des Six-Sigma-Verbesserungsprozesses werden auch als DMAIC-Cycle bezeichnet: Define, Measure, Analyse, Improve, Control. 

Das bedeutet: Problem und Ziel werden definiert. Für das Problem verantwortliche Prozessauswirkungen und aktuelle Performance werden ermittelt. Signifikante Kernursachen des Problems werden analysiert. Lösungsansätze werden entwickelt und die Nachhaltigkeit sichergestellt.

Identifizierung und Quantifizierung von Maßnahmen

Basierend auf den Ergebnissen der Analyse wird eine Liste von Maßnahmen erstellt, die umsetzbar sind. Anhand dieser Aufstellung können nun die einzelnen Maßnahmen hinsichtlich der Priorität und Einsparungspotenzial bewertet werden. 

Zur Verbesserung der Planung werden die Einsparungen fortan kategorisiert und zwischen kurzfristigen und langfristigen Einsparungen unterschieden. Unter Quantifizierung versteht man die Darstellung von Eigenschaften auf mathematisch messbare Größen. Sachverhalte und Abläufe werden dabei in Zahlenwerte umgewandelt. Dadurch ergibt sich die Bewertung der finanziellen Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und den Cashflow. 

Erstellung von Business Cases

Ein Business Case bewertet alle Kriterien eines Projekts: Problem, Lösung, Vorteile und Nutzen, Umfang, Stakeholder und Ressourcen, Risiken, Kosten und Metriken zur Analyse. 

Ein Business Case beurteilt, ob sich ein Projekt oder eine Investmentmaßnahme lohnt. Mit detaillierten Business-Cases können der ROI und andere relevante Faktoren erkannt werden. Essenziell ist natürlich auch, die Genehmigung durch das Management und andere relevante Gremien sicherzustellen. 

Umsetzungsphase

In der Implementierungsphase werden die genehmigten Maßnahmen implementiert. Dabei sollte selbstverständlich das Change Management-Prinzip eingesetzt werden. Das bedeutet, nicht nur einzelne Probleme zu lösen, sondern Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen innerhalb des Unternehmens tiefgreifend und zielgerichtet zu optimieren. Ein wichtiges Kriterium ist hier die Sicherstellung der notwendigen Ressourcen für die Umsetzung.

Programmreporting

Regelmäßige Berichte sind ein wichtiges Tool für Teams und Stakeholder, um den Fortschritt der implementierten Maßnahmen zu verfolgen. Ein Reporting-System vergleicht permanent die aktuellen und geplanten Einsparungen. 

Monitoring und Kontrolle

Durch die Implementierung von KPIs (Key Performance Indicator) werden die Maßnahmen permanent überwacht. “Key” bezeichnet Schlüsselindikatoren, die den Erfolg und die Unternehmensziele darstellen. Die Effektivität der eingesetzten Maßnahmen und die Auswirkung auf die Unternehmenskennzahlen werden gemessen.

Evaluierung und kontinuierliche Verbesserung

Die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen, der Erfolg und deren finanzielle Auswirkungen werden geprüft. Mit der Einrichtung von Feedback-Schleifen können Erfahrungswerte ermittelt werden, die zur kontinuierlichen Verbesserung des Programms beitragen. 

Lessons Learned

Während und nach der Umsetzungsphase können zukünftige Initiativen optimiert werden. Durch das Sammeln und Analysieren von Erfahrungswerten aus abgeschlossenen Projekten ergibt sich wertvolles Wissen für die Planung weiterer Projekte.

Train-the-trainer

Der Begriff “Train the Trainer” bezeichnet Weiterbildungen, bei denen Trainer andere Menschen dazu befähigen, auch als Trainer zu fungieren. Im Hinblick auf das Kostenoptimierung Post-Programm muss die interne Expertise und Selbständigkeit der Mitarbeiter aufgebaut werden. Daraufhin werden Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens ausgewählt, die das Potenzial für Schlüsselpositionen haben. 

Zu diesem Zweck müssen umfassende Weiterbildungsmaßnahmen zu Kostenoptimierungstools und -methoden stattfinden sowie ein Best Practices Guide erstellt werden. Dazu gehört die Entwicklung von Kommunikations- und Führungsfähigkeiten, unter anderem mithilfe von praktischen Workshops. Die Weiterbildung erfolgt mit standardisierten Schulungsmaterialien, digitalen Ressourcen und schließt mit einer Train-the-Trainer-Zertifizierung ab. 

Tools und Methoden in der Kostenoptimierung

Um eine Kostenoptimierung im Unternehmen zielgerichtet zu planen und durchzuführen, ist die Unterstützung durch qualifizierte Outvise Managementberater hilfreich. Im Folgenden geben wir einen Überblick über Tools und Methoden, die effizient zur Kostenoptimierung in Unternehmen eingesetzt werden können. 

• Lean Management 

Fokus auf Vermeidung von Verschwendung und kontinuierliche Verbesserung, um  den Wert für den Kunden zu maximieren

• Six Sigma 

Diese datengetriebene Methode zur Reduzierung von Fehlern und zur Verbesserung der Qualität in Prozessen.

• Agile Methoden

Flexibles Management von Projekten, das schnelle Anpassungen an Veränderungen ermöglicht, um sich dem Ziel schrittweise anzunähern. Die Bedürfnisse des Kunden stehen bei agilen Methoden im Vordergrund.

• Projektmanagement-Software

Bei Projektmanagement-Software Programmen handelt es sich um modular aufgebaute Systeme, die verschiedene Funktionen beinhalten. Sie helfen dabei, ein  Projekt zu planen, effizient auszuarbeiten, durchzuführen und nach Abschluss zu kontrollieren. Dazu gehören Tools wie Asana, Trello oder Microsoft Project zur Planung und Verfolgung des Fortschritts des Projekts.

• Datenanalyse-Tools

Zur Sammlung, Verarbeitung, Analyse und Darstellung großer Mengen von Daten werden Datenanalyse-Tools wie Tableau oder Power BI implementiert.

• Simulation-Driven-Design

Um Prozesse virtuell zu testen, eignen sich Methoden wie Digital Twin. Digitale Zwillinge bilden ein Produkt oder ein System virtuell ab. Sie unterstützen das Unternehmen dabei, die Leistung eines Prozesses zu verstehen, zu prognostizieren und zu optimieren. Die Darstellung erfolgt mit Echtzeitdaten und ermöglicht es, einen Prozess digital sichtbar zu machen. Basierend darauf werden Schwachstellen erkannt. 

• Business Case-Templates

Business Cases beinhalten und bewerten alle Aspekte des Projekts. Business Case-Templates sind standardisierte Vorlagen, die optimale Struktur und ein perfektes Format bieten.  

• Change Management-Software

Change Management-Tools wie Prosci ADKAR dienen zur Unterstützung des Veränderungsmanagements und helfen dabei, eine klare Struktur in den Änderungsprozess zu bringen. 

• Monitoring-Tools

Dashboards zur kontinuierlichen Überwachung der KPIs (Key Performance Indicator). Die Leistungskennzahlen innerhalb des Unternehmens werden systematisch beobachtet, erfasst und ausgewertet. 

Kostenoptimierung im Unternehmen – Fazit 

Professionelles Kostenmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess mit dem übergeordneten Ziel, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu steigern. Kostenoptimierung wird oft mit Kostensenkung gleichgesetzt. Das ist jedoch nicht korrekt. Oft kann es sogar von Vorteil sein, Investitionen in Kauf zu nehmen, um in einer späteren Phase die Kosten senken zu können. In der Entwicklungsphase eines solchen Prozesses ist das Engagieren von externen Managementberatern eine lohnende Investition. Das Gleiche gilt auch für Weiterbildungsmaßnahmen sowie die Implementierung von Tools und IT-Systemen. 

Eine erfolgreiche Kostenoptimierung ist ein kontinuierlicher und ganzheitlicher Prozess, der Einsparpotenziale analysiert, geeignete Maßnahmen entwickelt und deren konsequente Umsetzung sicherstellt. 

Kostenoptimierung ist ein entscheidender Faktor für die Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Durch die systematische Analyse der Ausgaben und die Implementierung effizienter Verfahren können signifikante Einsparungen realisiert werden. Dabei ist es oft hilfreich, externe Expertise hinzuzuziehen, um unbefangene Einsichten und spezialisiertes Wissen zu nutzen. Wenn Sie jetzt einen Managementberater beauftragen, können Sie Ihre Kostenstruktur überprüfen und Ihr Optimierungspotenzial voll auszuschöpfen.