KI im Projektmanagement – Die Zukunft und aktuelle Trends

Reading Time: 6 minutes

Der Einfluss der Technologie ist längst in allen Lebensbereichen spürbar, und mit der zunehmenden Komplexität von Projekten wird die Geschäftswelt vor große Herausforderungen gestellt. KI im Projektmanagement ist inzwischen keine futuristische Vision mehr, sondern eine realisierbare und notwendige Innovation. Erfahren Sie, wie Künstliche Intelligenz das Projektmanagement verändern kann und welche Trends die Zukunft prägen werden.

Einsatzmöglichkeiten der KI im Projektmanagement

Traditionelles Projektmanagement basiert auf den menschlichen Fähigkeiten, zu planen und Entscheidungen zu treffen. Analytische KI-Tools hingegen basieren auf Daten und gestalten das Projektmanagement effizienter, präziser und zukunftsorientierter. 

Projektmanagement Tools waren in der Vergangenheit oft nur großen Unternehmen mit entsprechenden finanziellen Ressourcen zugänglich. KI-basierte Tools und Lösungen hingegen können von Unternehmen jeder Größe und Branche genutzt werden. Der Einsatz von KI im Projektmanagement kann nicht nur Prozesse optimieren, sondern die Strukturen und Muster revolutionieren. In der Zukunft wird die KI eine Erweiterung des Projektmanagement-Teams darstellen. 

Die Entwicklung der KI-Technologie in den vergangenen Jahren hat Tools und Anwendungen hervorgebracht, die die Effizienz im Projektmanagement erheblich steigern können. Wir stellen hier die Anwendungsbereiche und die aktuellen Trends für KI-Projekte vor.

Automatisierung von Routineaufgaben

Repetitive Arbeitsabläufe sowie administrative Aufgaben sind meist extrem aufwändig und zeitraubend. Werden diese Aufgaben mithilfe Künstlicher Intelligenz erledigt, können die Projektmanager den Fokus auf komplexere Abläufe legen. Der Trend geht deutlich in Richtung Automatisierung. Im Projektmanagement kann die KI unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:

• Terminplanung
• Erstellung und Aktualisierung von Zeitplänen 
• Erstellung von Berichten und Projektunterlagen
• Planung von Ressourcen

Datengetriebenes Projektmanagement

Daten liefern nicht nur Informationen – sie können den Erfolg eines Projekts beeinflussen. KI-basierte Analysen zeigen den aktuellen Fortschritt ihrer Projekte und prognostizieren deren Entwicklung. Durch den Einsatz von KI werden Unternehmen in der Lage sein zu verstehen, welche Projekte erfolgversprechend sind. Auf diese Weise können Budgets besser geplant und die Verteilung von Ressourcen optimiert werden. 

KI-Tools erkennen Muster und Trends genauer als der Mensch. Durch die kontinuierliche Datenanalyse können Probleme daher früher erkannt werden. Das hilft dem Projektmanager, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Des Weiteren werden ständig Daten über den Fortschritt der KI-Projekte gesammelt und analysiert und Anpassungen vorgeschlagen. Auf diese Weise können Projektmanager schnell auf veränderte Anforderungen reagieren.

So können beispielsweise Überschreitungen des Budgets oder Verzögerungen im Ablauf vermieden bzw. minimiert werden. Des Weiteren bietet KI die Möglichkeit, historische Daten zu analysieren und Trends zu erkennen. Auf diese Weise können genaue Prognosen zum Verlauf von KI-Projekten erstellt werden. 

Datenbasierte Entscheidungsfindung und Risikomanagement

Künstliche Intelligenz kann also dabei helfen, die Effizienz des Projekts zu steigern, da sie es Projektmanagern ermöglicht, fundierte Entscheidungen zu treffen. Basierend auf  Projektdaten aus der Vergangenheit werden Fehler reduziert. Immer mehr geht die Unterstützung durch KI über die Berichterstattung hinaus. Die Künstliche Intelligenz ermittelt anhand von analysierten Daten Prognosen, potenzielle Probleme und entsprechende Entscheidungsvorschläge. 

Projektmanager können flexibel Veränderungen reagieren und sicherstellen, dass sich das Projekt effizient entwickelt. Auf diese Weise kann auch ein potenzielles Scheitern eines Projektes frühzeitig erkannt werden. Durch einen gezielten Abbruch können übermäßige Schäden vermieden werden. Gleichzeitig werden rechtzeitig Personalressourcen für sinnvollere Projekte verfügbar.

Auch bei der Entwicklung von Teams zeigt sich KI hilfreich. Datenbasiertes Feedback kann Lernprozesse des Teams erkennen und Anpassungen vornehmen. Und auch bei der Auswahl und Bewertung von Projektmanagement-Tools helfen datenbasierte Entscheidungen. Die Effizienz des Tools wird bewertet und es wird sichergestellt, dass es den Anforderungen des Projekts entspricht. 

Hybrides Projektmanagement und virtuelle Teams

Virtuelle Teams sind ein weiterer Trend im Projektmanagement der Zukunft. Durch Digitalisierung und Cloud-Technologie können Unternehmen Mitarbeiter aus der ganzen Welt zusammenbringen. 

Besonders seit der COVID-19 Pandemie haben Mitarbeiter in zahlreichen Unternehmen die Möglichkeit, ganz oder teilweise im Homeoffice zu arbeiten. Die Art zu arbeiten hat sich in den letzten Jahren immer mehr etabliert. Die Mehrzahl der Arbeitnehmer schätzt die Tätigkeit in hybriden Teams. Der Einsatz von KI-Tools sorgt hier für eine effektive Kommunikation und eine optimale Transparenz. Durch die Automatisierung von Zeitplänen und Berichten haben alle Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Informationen. 

Teammitglieder können unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit zusammenarbeiten. Ein weiterer Vorteil virtueller Teams ist die mögliche Kosteneinsparung, da keine Reisen oder Unterkünfte bezahlt werden müssen.  Diese neue Form der Zusammenarbeit wird in der Zukunft eine immer größere Rolle spielen. 

Über Plattformen wie Outvise können Freelancer für hybrides Projektmanagement engagiert werden, die exakt den Anforderungen des Unternehmens und des Projekts entsprechen. 

Digital Leadership 

Hybride und virtuelle Teams erfordern selbstverständlich eine neue Art der Führung. Da die Teams nur selten persönlichen Kontakt haben, müssen sie remote motiviert und koordiniert werden. Digitale Führungskräfte müssen also in der Lage sein, auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und eine Beziehung zu ihnen aufzubauen, obwohl sie nicht vor Ort sind. Ziel ist es, die Leistung der einzelnen Teammitglieder zu steigern und die virtuelle Zusammenarbeit zu optimieren. Nur so kann ein hybrides Team erfolgreich sein. 

Kommunikation und Transparenz 

KI-Funktionen verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit des Teams. Dazu gehören Chatbots zur Beantwortung häufig gestellter Fragen oder Spracherkennungssysteme zur Erstellung von Meeting-Transkripten. 

Des Weiteren können Chatverläufe oder E-Mails durch KI-Algorithmen analysiert werden. So kann eine ineffektive Kommunikation identifiziert werden. Basierend auf den Kommunikationsgewohnheiten der Teammitglieder werden Vorschläge zur besseren Effektivität erstellt. 

Daten zu Teamleistung, Projektfortschritt und individuellen Beiträgen können KI-Algorithmen, Einblicke in die Teamleistung, individuelle Leistungen und den Fortschritt des Projekts geben, um die Zusammenarbeit des Teams zu verbessern. Beispielsweise können KI-Tools Teammitglieder für spezielle Aufgaben vorschlagen oder erkennen, wenn ein Mitarbeiter überlastet ist. 

Das Teilen von Wissen setzt sich in allen Branchen immer mehr durch. Je mehr Personen ähnliches Wissen und ähnliche Fähigkeiten besitzen, umso einfacher wird die Einteilung von Ressourcen und die Vermeidung von Engpässen. Um das zu realisieren, muss natürlich eine optimale Kommunikation stattfinden – beispielsweise per Chat. Kann der Chat eines Vorgangs direkt aufgerufen werden, stellen alle projektbezogenen Informationen allen Projektmitgliedern direkt zur Verfügung. 

Ressourcenplanung 

Der Einsatz von KI im Projektmanagement bringt natürlich veränderte Anforderungen in vielen Bereichen der Geschäftswelt mit sich. Aktuelle Umfragen haben ergeben, dass die Planung von Ressourcen immer mehr an Wichtigkeit gewinnt. Dafür ist es erforderlich, alle Tätigkeiten komplett zu erfassen und alle Rollen einzubinden. Eine optimale Planung funktioniert nur durch die permanente Abstimmung zwischen PMO, Projektleitung, Teamleitung und Teammitgliedern. Tendenziell geht die Entwicklung immer mehr dahin, dass Projektleitung und Teamleitung verschmelzen:

• PMO (Project Management Office): Diese zentrale Stelle muss Kapazitäten organisieren und bereitstellen. Dazu gehört auch das Engagieren von erfahrenen KI-Experten. 

• Projektleitung: Hier liegt der Fokus auf der Findung und Verfolgung klarer Ziele. Diese müssen mit den Mitgliedern kommuniziert werden. Durch die steigende Anzahl von Projekten nimmt auch die Verantwortung der Projektleitung zu. 

• Teamleitung: Zu den Aufgaben der Teamleitung gehört die Weiterbildung der Mitarbeiter sowie deren Bindung an das Unternehmen. Schulungen sorgen nicht nur für mehr Effizienz, sondern auch für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. 

Schutz und Sicherheit von Daten

Datendiebstahl und Cyberangriffe kommen immer häufiger vor. Daher ist der Schutz von Daten mehr denn je von größter Bedeutung und ist bei KI-Anwendungen eines der wichtigsten Themen.

Unternehmen müssen daher darauf achten, ihre Mitarbeit dahingehend zu schulen, solche Angriffe schnell zu erkennen. Oft sind menschliche Fehler für Datenlecks verantwortlich. KI-Tools können eingesetzt werden, um die Sicherheit von Daten zu erhöhen und sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.  

Umweltschutz und ESG 

Der Fokus auf den Nutzen eines Projektes wird in der Zukunft immer wichtiger werden. Das bedeutet, dass sowohl der Weg als auch das Ergebnis des Projekts die Kriterien Umweltschutz und ESG erfüllen müssen. Der Begriff ESG (Environmental, Social and Governance) bezeichnet die nachhaltige und ethische Vorgehensweise eines Unternehmens. Seit 2023 wird beobachtet, dass Unternehmen vermehrt Projekte dieser Art durchführen. Dieser Trend wird sich in den nächsten Jahren verstärken. 

KI im Projektmanagement – Tipps 

Der technologische Fortschritt wird Projektmanagern helfen, die Effizienz steigern und bessere Ergebnisse erzielen. Die Herausforderung für die Zukunft stellt sich also folgendermaßen dar: 

• Projektmanager sollten sich ständig über neue Trends und Neuheiten bezüglich der KI informieren und immer auf dem neuesten Stand sein. In den nächsten Jahren ist eine technologische Entwicklung zu erwarten, die weitere innovative Ansätze ermöglichen wird. 

• KI-Experten, die auf den Bereich Business Tech spezialisiert sind, können über Plattformen wie Outvise engagiert werden. Sie helfen dem Unternehmen dabei, die richtigen KI-Tools für das Projekt zu wählen und zu implementieren. Sie sind auf den Bereich Business Tech spezialisiert und haben nachweislich erfolgreiche Projekte durchgeführt.

• Die permanente Weiterbildung der Mitarbeiter ist unerlässlich, um die KI-Adaption und die Zusammenarbeit zu optimieren. Dadurch wird Stress in Projekten vermieden, die Kreativität gefördert und das Team gestärkt.

Projektmanagement Trends – Fazit 

Die Entwicklung der Künstlichen Intelligenz bietet ein enormes Potenzial im Bereich des Projektmanagements. Die Automatisierung von Routineaufgaben entlastet die Projektmanager und Mitarbeiter und erlaubt den Fokus auf strategische Aufgaben wie Planung und Entwicklung innovativer Wege. 

Permanente Analyse und Auswertung von Daten dient der Risikovermeidung, der Entscheidungshilfe und der Optimierung von Ressourcen. Die Kommunikation innerhalb des Teams wird verbessert. Insgesamt trägt die KI zur Steigerung der Effizienz, Produktivität und Qualität der Projekte bei. Es kann sichergestellt werden, dass das Projekt innerhalb des geplanten Budgets und Zeitraums ausgeführt wird. 

Hybrides Projektmanagement und virtuelle Teams werden die Zukunft bestimmen. Es können weltweit Mitarbeiter engagiert werden. Zur Implementierung empfiehlt es sich, bei Outvise auf KI-Projekte spezialisierte Freelancer zu engagieren. Mit dem Einsatz von KI für hybrides Projektmanagement ist der Grundstein für die Durchführung innovativer Projekte gelegt.